Einleitung – Die Qual der Wahl
Unternehmen, die nach DSGVO verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten (DSB) zu bestellen, stehen vor einer zentralen Frage:
Soll die Aufgabe intern vergeben oder extern an einen spezialisierten Anbieter ausgelagert werden?
Beide Optionen haben Vor- und Nachteile – und diese Entscheidung wirkt sich direkt auf Kosten, Effizienz und Rechtssicherheit aus.
Definition – Was macht ein Datenschutzbeauftragter?
Ein Datenschutzbeauftragter ist gemäß Art. 39 DSGVO verantwortlich für:
- Beratung zur Einhaltung der Datenschutzgesetze
- Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter
- Überwachung der Datenschutz-Compliance
- Zusammenarbeit mit Aufsichtsbehörden
- Beratung bei Datenschutz-Folgeabschätzungen (DSFA)
Interner Datenschutzbeauftragter – Vorteile und Nachteile
Vorteile:
- Kennt interne Prozesse und Strukturen bereits
- Direkter Zugriff auf Kollegen und Abteilungen
Nachteile:
- Hohe Kosten für Ausbildung und Pflichtweiterbildungen
- Fehlende Praxiserfahrung direkt nach der Schulung
- Interessenkonflikte möglich, wenn der DSB gleichzeitig andere Funktionen ausübt
- Starker Kündigungsschutz, der Flexibilität einschränkt
- Einsatz eigener Ressourcen, was Kapazitäten bindet
Externer Datenschutzbeauftragter – Vorteile und Nachteile
Vorteile:
- Spezialisierte Expertise aus vielen Branchen
- Schneller Start ohne lange Einarbeitung
- Planbare Kosten als Betriebsausgabe
- Neutralität & Objektivität
- Höhere Akzeptanz bei Mitarbeitern
- Schnelle Reaktionszeiten bei Anfragen von Behörden
- Häufig Vergünstigungen bei Cyberversicherungen
Nachteile:
- Muss zunächst mit internen Abläufen vertraut gemacht werden
- Kein permanenter Vor-Ort-Ansprechpartner (außer bei gebuchten Service-Modellen)
Kostenvergleich – Intern vs. Extern
Kostenpunkt | Intern | Extern |
Ausbildung & Zertifizierung | 2.000–5.000 € einmalig | 0 € (im Preis enthalten) |
Pflichtweiterbildung p.a. | 1.000–2.000 € | 0 € (im Preis enthalten) |
Arbeitszeit | 20–40 % der Arbeitszeit | Nach Bedarf / Pauschale |
Gesamtkosten pro Jahr | 15.000–30.000 € | 3.000–8.000 € |
Entscheidungshilfe – Welches Modell passt zu Ihnen?
- Intern eignet sich, wenn bereits ein Mitarbeiter mit juristischer oder IT-Security-Expertise vorhanden ist, der die Aufgabe langfristig übernimmt.
- Extern ist ideal für KMUs, Start-ups und Unternehmen ohne eigene Datenschutzabteilung, die sofort auf Fachwissen zugreifen wollen.
Fazit
In der Praxis entscheiden sich die meisten KMUs für einen externen Datenschutzbeauftragten, da die Vorteile bei Kosten, Expertise und Flexibilität überwiegen.
