DSGVO-konforme Umsetzung – Was Unternehmen jetzt beachten müssen
Was ist die neue Funktion?
Microsoft Teams ermöglicht ab Dezember 2025 die automatische Erfassung der physischen Anwesenheit von Mitarbeitenden im Büro. Die Erkennung erfolgt z. B. über WLAN-Verbindungen, Check-ins per App oder QR-Code. Die Daten werden direkt in Teams gespeichert und können für Auswertungen genutzt werden.
Für Unternehmen, die diese Funktion nutzen möchten, gelten strenge datenschutzrechtliche Anforderungen gemäß der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).
Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten?
Die Erfassung von Anwesenheitsdaten ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten und unterliegt der DSGVO. Unternehmen müssen daher folgende Punkte beachten:
Rechtmäßigkeit der Verarbeitung
- Einwilligung der Mitarbeitenden ist zwingend erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
- Alternativ kann eine Verarbeitung auf Basis einer Betriebsvereinbarung erfolgen, sofern ein Betriebsrat existiert (Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG).
Transparenz und Information
- Mitarbeitende müssen klar und verständlich informiert werden, was erfasst wird, wie lange die Daten gespeichert werden und wofür sie verwendet werden.
- Die Information muss vor der Aktivierung der Funktion erfolgen.
Datenminimierung und Zweckbindung
- Es dürfen nur die Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
- Eine dauerhafte Speicherung oder Nutzung für andere Zwecke (z. B. Leistungsbewertung) ist unzulässig.
Technische und organisatorische Maßnahmen
- Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt sind.
- Löschfristen und Zugriffskontrollen müssen dokumentiert und umgesetzt werden.
Wie kann ein externer Datenschutzbeauftragter unterstützen?
Als externer DSB helfen wir Ihnen dabei, die Funktion rechtskonform und DSGVO-sicher einzuführen:
- Prüfung der rechtlichen Grundlagen (Einwilligung vs. Betriebsvereinbarung)
- Erstellung von Informationsmaterialien für Mitarbeitende
- Begleitung bei der Erstellung einer Betriebsvereinbarung
- Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) bei umfangreicher Verarbeitung
- Technische Beratung zur sicheren Konfiguration in Microsoft 365
- Schulung und Sensibilisierung Ihrer HR- und IT-Abteilungen
Fazit
Die neue Anwesenheitsfunktion in Microsoft Teams kann ein hilfreiches Tool für die Büroorganisation sein – aber nur bei sorgfältiger datenschutzrechtlicher Umsetzung. Unternehmen sollten frühzeitig prüfen, ob und wie sie die Funktion einsetzen möchten und dabei auf professionelle Unterstützung setzen.
