Um den ständig wachsenden Anforderungen der DSGVO als Unternehmer gerecht zu werden, ist eine systematische Herangehensweise und die Erfassung der datenschutzrechtlich relevanten Prozesse notwendig. Der Aufbau eines Datenschutzmanagement-Systems trägt dazu bei, die rechtlichen Anforderungen einzuhalten und zu überwachen.
Ziel eines DSMS ist es, den Schutz personenbezogener Daten innerhalb eines Unternehmens systematisch und nachhaltig zu gewährleisten. Dies sichert Sie gegenüber teils horrenden Bußgeldern ab, da die notwendigen Nachweise zur Einhaltung der DSGVO im System erfasst sind.
Das Datenschutzmanagement-System von Qualitybase
Die Funktionen unseres Datenschutzmanagement-Systems
Cockpit
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Am Fortschritts-Balken sehen Sie, ob Ihre Pflichtangaben für das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten bereits vollständig sind (hellgrün) und wie viele ergänzende Angaben hinterlegt wurden (dunkelgrün).
Technische und organisatorische Maßnahmen
Übersicht Dienstleister und Auftragnehmer (TOM)
Systemlandschaft
Systemlandschaft
Ist ein Datenschutzmanagement-System laut DSGVO Pflicht?
Der Aufbau eines Datenschutzmanagement-Systems ist gesetzlich nicht explizit vorgeschrieben. Allerdings gibt es durchaus rechtliche Vorgaben, dass ein Unternehmen seiner Dokumentations- und Rechenschaftspflichten nachkommen muss.
Ein professionelles Datenschutzmanagement gibt Ihnen die Möglichkeit, sich jederzeit einen Überblick zu verschaffen, auf welchen Gebieten Sie der DSGVO noch nicht (ausreichend) nachkommen. Darüber hinaus wird es Ihnen wesentlich leichter fallen, den Datenschutz auch dann einzuhalten, wenn sich Prozesse im Unternehmen verändern.
Wer ist für das Datenschutzmanagement verantwortlich?
Die Verantwortung für den Datenschutz in einem Unternehmen trägt letztendlich immer die Geschäftsleitung. Die Ressourcen im Management sind jedoch in der Regel stark ausgereizt und die Anforderungen der Datenschutzgesetze so komplex, dass es inzwischen gängige Praxis ist, einen internen oder externen Datenschutzbeauftragten hinzuzuziehen. Dieser berät nicht nur proaktiv, sondern unterstützt Sie auch beim Aufbau eines Datenschutzmanagement-Systems.
Wie baue ich ein Datenschutzmanagement-System auf?
Ein Datenschutzmanagement-System (DSMS) aufzubauen, ist ein umfassender Prozess, der sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Hier sind die sieben Schritte, die Ihnen helfen, ein effektives DSMS in Ihrem Unternehmen umzusetzen:
- Bestimmen Sie einen Datenschutzbeauftragten oder ein Datenschutzteam, das für die Entwicklung und Umsetzung des DSMS verantwortlich ist und stellen Sie sicher, dass genügend Ressourcen zur Verfügung stehen.
- Dokumentieren Sie in einem Verarbeitungsverzeichnis alle personenbezogenen Daten, die das Unternehmen verarbeitet und analysieren Sie die internen und externen Datenflüsse im Hinblick auf mögliche Schwachstellen.
- Identifizieren Sie Risikofaktoren und priorisieren Sie die Tätigkeiten.
- Erstellen Sie klare Datenschutzrichtlinien und -verfahren, die den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens berücksichtigen.
- Implementieren Sie technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), die für ihr Unternehmen angemessen sind.
- Führen Sie regelmäßige Schulungen durch, um alle Mitarbeiter zu informieren und zu sensibilisieren.
- Überwachen und kontrollieren Sie regelmäßig die Einhaltung der Datenschutzanforderungen.
Durch die systematische Umsetzung dieser sieben Schritte können Sie ein nachhaltiges und effektives Datenschutzmanagement-System etablieren, das den Schutz personenbezogener Daten in Ihrem Unternehmen gewährleistet.
Was sind die wesentlichen Elemente in einem Datenschutzmanagement?
Das Thema Datenschutz ist äußerst vielseitig und komplex und beinhaltet viele gesetzliche Vorschriften, die es einzuhalten gibt. Die wichtigsten Elemente sind:
- Das Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses
- Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentieren
- Mitarbeiter sensibilisieren
- Datenschutzrichtlinien
- Interne und externe Auditierung
- Dokumentation
- Datenschutzkonforme Website
1. Führen eines Verarbeitungsverzeichnisses
Ein Verarbeitungsverzeichnis, auch als Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten bekannt, ist gemäß Artikel 30 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für Unternehmen verpflichtend. Es dient dazu, einen Überblick über alle Verarbeitungstätigkeiten zu geben, die personenbezogene Daten betreffen.
Die wesentlichen Inhalte sind:
- Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:
- Zwecke der Verarbeitung
- Beschreibung der Kategorien betroffener Personen und der Kategorien personenbezogener Daten
- Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten
- Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland oder eine internationale Organisation
- Vorgesehene Fristen für die Löschung der verschiedenen Datenkategorien
- Allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen
Zusätzliche Informationen für Auftragsverarbeiter (Dienstleister): Falls das Unternehmen als Auftragsverarbeiter tätig ist, muss das Verarbeitungsverzeichnis zusätzlich Folgendes enthalten:
- Name und Kontaktdaten des Auftragsverarbeiters und gegebenenfalls des Datenschutzbeauftragten.
- Die Kategorien von Verarbeitungen, die im Auftrag eines Verantwortlichen durchgeführt werden.
- Informationen über Übermittlungen personenbezogener Daten an Drittländer oder internationale Organisationen und die entsprechenden Garantien.
2. Technisch-organisatorische Maßnahmen (TOM) dokumentieren
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) sind die nach Art. 32 DSGVO vorgeschriebenen Maßnahmen, um die Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu gewährleisten. Zudem muss jeder Verantwortliche TOMs umsetzen, um gemäß Art. 24 DSGVO sicherzustellen, dass die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen gewahrt werden.
Beispiele für technisch-organisatorische Maßnahmen sind:
Physische Zugangskontrollen: Maßnahmen, die den physischen Zugang beschränken, wie z.B. Schlösser, Sicherheitskarten oder biometrische Zugangssysteme.
Verschlüsselung bei der Übertragung: Sicherstellung, dass Daten während der Übertragung über Netzwerke verschlüsselt werden (z. B. durch HTTPS, VPN).
Regelmäßige Backups: Durchführung regelmäßiger Backups wichtiger Daten, um im Falle eines Datenverlusts oder einer Sicherheitsverletzung eine Wiederherstellung zu ermöglichen.
Firewalls und Intrusion Detection Systems (IDS): Einsatz von Firewalls und IDS, um unbefugten Zugriff auf Netzwerke zu verhindern und potenzielle Sicherheitsvorfälle zu erkennen.
Regelmäßige Updates: Regelmäßige Aktualisierung von Software und Betriebssystemen, um Sicherheitslücken zu schließen.
Richtlinien: Entwicklung und Implementierung klarer Datenschutzrichtlinien und -verfahren, die den Umgang mit personenbezogenen Daten regeln.
Dokumentation: Dokumentation aller datenschutzrelevanten Prozesse und Maßnahmen.
Mitarbeiterschulungen: Regelmäßige Schulungen für Mitarbeiter, um das Bewusstsein für Datenschutzthemen zu stärken und sicherzustellen, dass alle Beteiligten die Datenschutzrichtlinien und -verfahren kennen und einhalten.
Kontinuierliches Monitoring: Überwachung der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und -verfahren.
Meldeverfahren: Etablierung von Verfahren zur Meldung und Bearbeitung von Datenschutzvorfällen.
Notfallpläne: Entwicklung von Notfallplänen zur schnellen Reaktion auf Datenschutzvorfälle und Minimierung von Schäden.
Durch die Kombination technischer und organisatorischer Maßnahmen können Unternehmen ein hohes Maß an Datenschutz und Datensicherheit gewährleisten, gesetzliche Anforderungen erfüllen und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern stärken.
3. Mitarbeiter Schulen und Sensibilisierungen
4. Datenschutzrichtlinien und Prozesse
Datenschutzrichtlinien dokumentieren die Grundsätze und Vorgaben für den Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Unternehmens. Sie legen fest, wie Daten erfasst, verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden sollen und definieren die Rollen und Verantwortlichkeiten im Datenschutz.
Konkrete Arbeitsanweisungen und Prozesse stellen zudem sicher, dass die Datenschutzrichtlinien im täglichen Geschäftsbetrieb umgesetzt werden. Dazu gehören Verfahren zur Datenerhebung, -verarbeitung, -speicherung, -löschung sowie zur Bearbeitung von Anfragen betroffener Personen.
Überwachung und Kontrolle
Regelmäßige Überwachung der Einhaltung der Datenschutzrichtlinien und -verfahren, stellen sicher, dass alle datenschutzrelevanten Prozesse korrekt durchgeführt werden. Dies kann durch automatisierte Tools oder manuelle Überprüfungen erfolgen.
Die Durchführung von internen und externen Audits hilft, die Wirksamkeit des DSMS zu überprüfen und Schwachstellen zu identifizieren.
Rechte der Betroffenen müssen gewahrt werden
Alle Betroffenen haben Rechte, die gewahrt werden müssen. Die Wahrung dieser Rechte ist eine zentrale Anforderung im Datenschutz, um den Schutz der Privatsphäre, das Vertrauen der Öffentlichkeit, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Förderung einer verantwortungsvollen und ethischen Geschäftspraxis sicherzustellen.
Die wichtigsten Betroffenenrechte sind:
- Recht auf Auskunft: Betroffene haben das Recht, Auskunft darüber zu erhalten, welche personenbezogenen Daten von ihnen verarbeitet werden und zu welchem Zweck.
- Recht auf Berichtigung: Betroffene können die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten verlangen.
- Recht auf Löschung: Betroffene haben unter bestimmten Bedingungen das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Betroffene können unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung ihrer Daten verlangen.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Betroffene haben das Recht, ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Verantwortlichen zu übertragen.
- Widerspruchsrecht: Betroffene können der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen widersprechen.
Berichterstattung und Dokumentation
Wie für jedes Managementsystem aus auch im Datenschutz die Dokumentation unerlässlich. Die Erstellung von Berichten, welche den Status des Datenschutzes im Unternehmen dokumentieren und etwaige Datenschutzvorfälle, Risiken oder Verbesserungspotenziale aufzeigen, sind ein wesentliches Element in einem DSMS.
Datenschutzkonforme Website aufbauen
Jeder Webseitenbetreiber, privat oder gewerblich, ist nach §13 Telemediengesetz (TMG) verpflichtet, den Nutzer „[…] zu Beginn des Nutzungsvorgangs über die Art, Umfang und Zwecke der Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten sowie über die Verarbeitung seiner Daten […] in allgemein verständlicher Form zu unterrichten […]. Der Inhalt muss für den Nutzer jederzeit abrufbar sein.“
Die Datenschutzhinweise / Datenschutzerklärung auf der Website muss daher unter anderem folgende Fragen beantworten:
- Welche Daten werden erhoben? (z. B. Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse)
- Was ist der Zweck und die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung?
- Findet eine Weitergabe der Daten an Dritte statt?
- Was sind die Rechte der betroffenen Personen? (z. B. Auskunft, Berichtigung, Löschung)
- Was sind die Kontaktinformationen des Verantwortlichen und des Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden)?
- Welche Cookies und Tracking-Technologien werden verwendet?
Unser DSGVO- und Sicherheitsscan hilft dabei, diese Fragen exakt zu beantworten.